Die virtuelle Assistenz finden

Das Backoffice wird virtuell. Wenn du eine virtuelle Assistenz finden willst, findest du diese auch bei uns. In unserem Fall heißen sie virtuelle Assistenten (VA). Sie sitzen nicht real bei dir (sind für dich also virtuell), sondern sind Mitarbeiter aus unserem Office. Aus deiner Sicht sind sie also nur „virtuell in deinem Team“, betreuen jedoch wie deine Mitarbeiter deine Kunden.

Die Entwicklung der letzten Jahre bestätigt: Kunden werden immer mobiler und anspruchsvoller. Gleichzeitig musst du als Unternehmer deinen Fokus stärker auf dein Kerngeschäft legen. Das alles führt dazu, dass es immer schwieriger wird, den Büro- und Telefonservice in Eigenregie zu organisieren.

Gestatten: „Vira“ – unsere virtuelle Assistenz

Vira ist unser Avatar und Sinnbild für unser Angebot der virtuellen Assistenz. Vira kümmert sich um deine Telefonanrufe, den Büroservice oder verschiedene Aufgaben in administrativen Abläufen wie Rechnungs-, Angebots- oder  Postzustellung. oder sie beantwortet oft gestellte Fragen.

Der Clou: Vira ist real. Vira verkörpert als Synonym deine(n) Mitarbeiter(in). Nur dass wir sie für dich als reale Assistenz mit einem Mitareiter aus unserem Office besetzen..

Virtuelle Assisenz finden – Gute Laune inklusive

Virtuelle Assistenzen sind die Lösung für diese Herausforderungen. Sie bieten die Möglichkeit, das Tagesgeschäft zu optimieren und gleichzeitig das Kerngeschäft weiter voranzutreiben.
Virtuelle Assistenten sind eine der am schnellsten wachsenden Branchen in der Geschäftswelt. Sie werden immer häufiger für Backoffice-Aufgaben eingesetzt, da sie Kosten senken und die Kundenzufriedenheit steigern.

Fragen die immer wieder auftauchen:

• Wie funktioniert eine virtuelle Assistenz?
• Wie finde ich eine virtuelle Assistenz?
• Welche Vorteile bietet die virtuelle Assistenz im Unternehmen?
• Und welche Rolle spielen virtuelle Services in der Zukunft?

Was sind virtuelle Assistenzen im Backoffice?

Virtuelle Assistenzen finden sich in unserem Falle als externe Dienstleister, die mithilfe von geschultem Personal einfache Aufgaben übernehmen können. Sie können dazu beitragen, dem Kunden Rede und Antwort zu stehen und die Erreichbarkeit deines Unternehmens zu verbessern

Dies geschieht im Allgemeinen dadurch, dass sie Kundenanfragen routinemäßig beantworten und Informationen bereitstellen und an dich, den Auftraggeber weiterleiten. Analog oder digital.
Die virtuelle Assistenz steht dir je nach Umfang und Auftrag bis zu 24 Stunden am Tag,
7 Tage die Woche zur Verfügung. Sie sind eine großartige Möglichkeit, deine internen Prozesse zu automatisieren und zu verbessern.

Es gibt viele Vorteile, die virtuelle Assistenzen deinem Unternehmen bieten:
Erstens helfen diese Kosteneinsparungen zu erzielen, indem die Anzahl des benötigten Personals verringert wird.

Zweitens ermöglichen sie dir als Geschäftsführung, Inhaber oder Entscheider mehr Zeit für komplexere oder heiklere Fälle zu haben.

Drittens vereinfacht die virtuelle Assistenz den Geschäftsprozess durch vorgegebene und sich oft wiederholende Antwortoptionen und intelligentes Routing basierend auf der Art der Anfrage des Kunden.

Viertens helfen sie auch z.B. Entwicklerteams, das Benutzererlebnis zu verbessern – was letztlich die Umsatzsteigerung fördern kann.

Aus all diesem geht hervor: Virtuelle Assistentinnen oder Assistenzen spielen in der Zukunft deines Unternehmens eine wichtige Rolle und bieten dir viele Vorteile. Durch den Einsatz fortschrittlicher Technologien können zusätzlich multimediale Inhalte schnell und strukturiert an Zielpersonen weitergeleitet werden, ohne dass diese in ihrer täglichen Arbeit gestört werden.  

Vorteile von virtuellen Assistenten für dein Unternehmen

Der Kundenservice ist ein wesentlicher Bestandteil eines jeden Unternehmens. Durch diesen können Unternehmen potenzielle Kunden anziehen und langfristige Beziehungen zu ihnen aufbauen.

Allerdings ist die Betreuung oft mit hohen Kosten verbunden. Durch die Einführung einer virtuellen Assistenz kann dein Unternehmen jedoch erheblich Kosten sparen, da du keine zusätzlichen Mitarbeiter einstellen und entlohnen musst. Darüber hinaus können virtuelle Assistenten deinen Arbeitsalltag erheblich verbessern, da sie in der Lage sind, schnell auf Anfragen zu reagieren und Fragen zu beantworten.

Die virtuelle Assistenz macht es einfach für den Kunden

Erreichbarkeit und Einfachheit ist heute mehr denn je eine entscheidende Voraussetzung für den Erfolg deines Unternehmens. Die meisten Menschen recherchieren online, bevor sie ein Produkt kaufen oder sich für einen Dienstleister entscheiden. Umso wichtiger ist es also, dass die Assistenz von Anfang an überzeugt und die Erwartungen deiner Kunden erfüllt.

Ein Aspekt der in Zukunft noch stärker beachtet werden muss, sind virtuelle Assistenten in Form von Chatsbots, die den Menschen bei bestimmten Aufgaben unterstützen. Solche Programme können den Ablauf von Prozessen deutlich effizienter machen und gleichzeitig die Interaktion zwischen Mensch und Maschine verbessern.

Virtuelle Assistenz finden und kostengünstig arbeiten

Unsere Service-Agents sind deine virtuellen Assistenten und in der Regel deutlich günstiger als herkömmliche, festangestellte Mitarbeiter. Dafür greifen Unternehmen meist auf Dienstleister wie tts office support zurück.
Dies hat den Vorteil, dass die Kosten für die Einstellung und Entlohnung eines Mitarbeiters entfallen.

Virtuelle Assistenten reagieren schnell

Deine virtuellen Assistenzen sind in der Lage, sehr schnell auf Anfragen und Probleme zu reagieren. Da sie je nach Auftrag und Umfang rund um die Uhr verfügbar sind, können deine Kunden jederzeit Hilfe erhalten. Auch wenn es mal länger dauert, bis ein Problem gelöst werden kann, kann dein virtueller Assistent sofort Hilfe anbieten und dir als Unternehmer Zeit geben, das Problem im Hintergrund zu lösen.

Es ist eindeutig, dass virtuelle Assistenten und auch z.B. benannte Chatbots den Kundenservice revolutioniert haben und sich auch in Zukunft weiter entwickeln werden.
Sie sind egal ob elektronisch oder als reale Menschen, ideale Ergänzungen der Kommunikationskanäle, die deinem Unternehmen helfen können deine Kunden besser zu bedienen.

Persönliche Erreichbarkeit – menschlicher denn je

In den letzten Jahren hat sich das Bedürfnis nach persönlicher Erreichbarkeit stark verändert. Die Menschen sind heutzutage viel anspruchsvoller und erwarten eine Begegnung, die auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist.
Gleichzeitig ist die Konkurrenz in fast allen Branchen hart umkämpft und Unternehmen müssen immer kreativere Wege finden, um sich von der Konkurrenz abzuheben.

In diesem Umfeld ist es nicht verwunderlich, dass Unternehmen zunehmend nach neuen Wegen suchen, um ihre Erreichbarkeit und Antwortzeiten zu verbessern.
Unsere persönlichen (oder virtuellen) Assistenten können eingesetzt werden, um verschiedene Aufgaben in administrativen Abläufen wie Rechnungs-, Angebots- oder  Postzustellung zu übernehmen.
Oder das Beantworten von häufig gestellten Fragen oder das Durchführen einfacher Transaktionen und Umfragen.
VAs (Abk. „virtuelle Assistenten“) sind bereits heute in vielen Bereichen von Unternehmen aktiv. In Zukunft werden diese noch weiter an Bedeutung gewinnen und eine noch wichtigere Rolle spielen.

5 Gründe, warum virtuelle Assistenzen die Zukunft des Dialoges sind

1. Je nach Auftrag 24/7 Verfügbarkeit
2. Schnellere Reaktionszeit und verbesserte Benutzererfahrung
3. Erhöhung der Produktivität durch Automatisierungsprozesse
4. Verbesserte Datenerhebung für besseres Kundendatenmanagement
5. Einsparungen bei Raum- und Personalkosten sowie Steuern

In den kommenden Jahren werden VA ihre Position als Schlüsselkomponente der Betreuung und Begleitung von Kundenwünschen weiter stärken. Die meisten Menschen haben weder Zeit noch Lust, in endlosen automatisierten Warteschleifen zu stecken.

Die Nachfrage nach der virtuellen Assistenz steigt, da immer mehr Unternehmen erkennen, welche Vorteile diese Angebote bieten.
Du willst deine virtiuelle Assistenz finden? Dann bist du bei tts office support genau richtig!

Titel Foto von bruce mars auf Unsplash
Foto Alexander Henn von Thorsten Ruhle